Il est possible de travailler plus rapidement sans sacrifier la qualité. Et non, ce n’est pas une blague, une blague ou impossible. Une tâche peut prendre moins de temps si vous élaborez un plan, minimisez les distractions et collaborez intelligemment.
Dans cet article, nous vous expliquons quelles stratégies mettre en œuvre dans votre quotidien pour qu’en plus de terminer vos responsabilités plus rapidement sans compromettre le niveau, vous ayez du temps pour vous ! Que vous souhaitiez vous reposer ou vous consacrer à vos loisirs.
Comment travailler plus vite sans sacrifier la qualité ?
Voici les principaux points à retenir pour travailler plus vite avec qualité.
1. Collaborez intelligemment
Ces dernières années, « cette réunion aurait pu être un e-mail » est devenue une expression très populaire, voire un mème. Dans une enquête menée par Korn Ferry, 67 % des travailleurs ont déclaré que les réunions excessives les empêchaient de faire leur travail. Les réunions excessives ne sont qu’un exemple de collaboration inefficace au travail. Il existe également des problèmes liés aux systèmes de discussion internes, aux fils de discussion saturés et même aux tâches déroutantes.
Aujourd’hui, alors que de nombreuses équipes travaillent à distance depuis des sites répartis, il est important d’améliorer la transparence et de minimiser la surcommunication. Une façon d’y parvenir consiste à utiliser un outil de collaboration comme Hive qui regroupe tous les systèmes de communication, documents et tâches de l’équipe dans un tableau de bord centralisé.
2. Arrêtez le multitâche
Vous ne pouvez pas être superviseur, aide à la rédaction d’essais, comptable ou chef de projet à la fois, n’est-ce pas ? Vous êtes-vous déjà demandé comment vous pouviez travailler sur 5 choses à la fois sans jamais rien accomplir ? C’est parce que le multitâche est un mythe de productivité. Il a été démontré qu’il faut 40 % plus de temps pour accomplir des tâches en multitâche.
L’alternative? Monotâche. Comme vous pouvez l’imaginer, cela fait référence à l’exécution d’une seule tâche à la fois, pendant des intervalles plus courts qui correspondent à la durée d’attention humaine moyenne d’env. 18 à 20 minutes. Si vous avez du mal à vous concentrer sur une seule tâche, évitez les distractions. Désactivez vos notifications, fermez les onglets de navigateur inutilisés et faites attention à la rapidité avec laquelle vous pouvez travailler lorsque vous vous concentrez sur une chose.
3. Faites un plan
Vous pouvez réduire le temps entre les tâches lorsque vous planifiez votre jour de semaine à l’avance. Ces trois étapes vous aideront à organiser votre travail :
- Faites une liste de tout ce que vous avez à faire aujourd’hui. Cela vous aidera à suivre le travail à accomplir et à éviter les surcharges. Assurez-vous simplement que votre plan est réalisable et réalisable. Dans le temps dont vous disposez, vous devriez pouvoir réaliser tout ce que vous aviez prévu.
- Créez une liste de tâches contenant uniquement les tâches principales et chronophages. Si vous ajoutez également des microtâches, votre liste de tâches deviendra surchargée, provoquant des tensions inutiles et l’impression que vous ne parviendrez jamais à faire quoi que ce soit. Effacez un travail de la liste au fur et à mesure que vous le terminez.
- Faites des plans à long terme. Planifiez les échéances et les jours de vacances à venir pour vous assurer de terminer votre mission à temps. Vous pouvez profiter de vos pauses sans vous soucier du travail si vous vous préparez à l’avance. Ajoutez des rappels à votre calendrier pour vous aider à rester proactif.
4. Utilisez une minuterie pendant que vous travaillez
C’est une astuce simple pour travailler plus rapidement sans compromettre la qualité. Vous pouvez surveiller le temps que vous passez à travailler sur chaque travail à l’aide d’un chronomètre ou d’une minuterie. Lorsque vous vous accordez un temps spécifique pour accomplir chaque tâche, vous vous efforcez de les accomplir plus rapidement.
La loi de Parkinson en entreprise stipule que « le travail s’étend pour occuper le temps qui lui est imparti ». Cela implique que si vous n’avez pas beaucoup de tâches à accomplir, l’une d’entre elles prendra plus de temps qu’elle ne le devrait. Dans cette approche, vous donnez l’impression d’avoir travaillé toute la journée en perdant beaucoup de temps.
Vous pourriez prendre plus de temps que nécessaire pour accomplir une tâche si vous ne lui accordez pas de temps précis. Par conséquent, pour accélérer votre travail tout au long de la journée, créez des objectifs précis et chronométrés pour chaque mission.
5. Fixez-vous des objectifs progressifs
Une façon d’augmenter la productivité et la motivation consiste à fixer de petits jalons qui mènent à l’objectif global. Ces petits objectifs vous donneront quelque chose sur lequel travailler dans l’immédiat, ce qui renforcera la motivation et vous évitera de vous perdre dans l’ensemble. Pour travailler plus vite sans sacrifier la qualité, c’est un incontournable.
L’établissement d’objectifs n’est pas seulement une bonne pratique de travail, il est bien connu qu’il influence la réussite. Cela crée un élan, car avoir un objectif identifié stimule votre désir d’y arriver le plus rapidement possible.
6. Minimisez les distractions
Essayez de minimiser les distractions pendant que vous travaillez. Par exemple, vous pouvez éteindre la télévision ou la radio, sauf si c’est pour écouter de la musique qui vous aide à vous concentrer. Vous pouvez également envisager d’éteindre votre téléphone ou de le mettre en mode vibreur. Un bon moyen d’éviter la tentation est de garder votre téléphone portable hors de vue. Si vous l’avez sous la main et regardez son écran, vous l’allumerez juste pour voir si vous avez quelque chose, et vous serez tenté d’accéder aux réseaux sans vous rendre compte que vous avez perdu une demi-heure.
Si vous travaillez à domicile, fermez la porte pour éviter d’être dérangé par les autres. Cependant, si vous n’avez pas de pièce pour vous seul, vous pouvez utiliser des écouteurs avec de la musique afin d’éviter d’être distrait par les bruits et les bavardages autour de vous.
7. Regroupez les tâches similaires
Lorsque vous vous concentrez sur des tâches connexes, vous passez moins de temps à basculer entre différentes tâches. Par exemple, vous pouvez consacrer un certain temps à répondre à tous vos emails ou programmer une liste d’appels téléphoniques successivement. Ensuite, vous passez au téléchargement des informations. Ensuite, vous passez aux appels clients. Et ainsi de suite.
Chaque fois que vous démarrez un type de tâche, vous devez réfléchir à ce que vous devez faire et vous aurez peut-être besoin de différents types d’outils pour chaque tâche, ce qui signifie une perte de temps. Si vous effectuez toutes les tâches similaires ensemble, vous l’évitez. Essayez-le !
8. Prenez le temps de vous déconnecter du travail
C’est une excellente astuce pour terminer cette liste de façons de travailler plus rapidement sans sacrifier la qualité. Réserver du temps personnel pour vous déconnecter du travail peut augmenter votre productivité. Planifiez une pause pendant la journée et la semaine et concentrez-vous sur quelque chose que vous aimez pendant ce temps personnel.
Par exemple, vous pourriez consacrer les premières heures de votre journée à faire quelque chose qui compte pour vous, comme du yoga, une promenade ou jouer avec vos enfants. Cela devrait vous aider à vider votre esprit, à vous mettre de meilleure humeur et à rester concentré pendant les heures de travail afin que vous puissiez travailler plus rapidement.
Vous devriez également essayer de vous déconnecter des pensées liées au travail le week-end afin de pouvoir revenir au travail rafraîchi et prêt chaque semaine. Il peut être utile de créer des comptes de messagerie distincts, c’est-à-dire de ne pas avoir de courriers électroniques personnels et professionnels dans la même boîte aux lettres. De cette façon, vous limiterez votre accès aux messages professionnels pendant le week-end.
Comment réussir à travailler plus vite sans sacrifier la qualité ?
Il existe de nombreuses façons de travailler plus rapidement sans sacrifier la qualité. En testant ces mesures, nous vous suggérons de voir celles avec lesquelles vous vous sentez le plus à l’aise et celles qui sont les plus efficaces pour vous. L’important est que vous trouviez un moyen de rester concentré et d’améliorer votre productivité.